Het bijhouden van alle wet- en regelgeving ontremd salarisadministratie kan veel tijd en moeite kosten. Dit is een van de reden waarom bedrijven hun loon administratie uitbesteden. In dit artikel lees je alles over loon administratie. Daarnaast worden de voor en nadelen van het uitbesteden van loonadministratie op een rijtje gezet zodat jij kunt oordelen of je baat hebt bij het uitbesteden van loonadministratie.

Zo werkt uitbesteden van loonadministratie

Wanneer een bedrijf besluit om salaris uitbestedingsdiensten in te voeren, moet het beleid van beide bedrijven processen definiëren om samenwerking en kwaliteit te waarborgen. Bedrijven moeten belangrijke informatie over hun werknemers delen met externe dienstverleners. Een aantal voorbeelden van gegevens zijn: namen, lonen, uur- of daglonen, urenstaten, verlof- en ziekteverzuimbeleid, onkostenvergoedingen en andere gegevens die komen kijken bij het samenstellen van een loonstrook.

Het van uiterst belang dat de uitbestedingsbedrijven zich inzetten voor het beschermen van die informatie en het onderhouden van beveiligings- en vertrouwelijkheidsovereenkomsten omdat de gedeelde informatie vertrouwelijk is. Hierbij is privacy beleid vereist. Zodra het systeem is opgezet en de processen zijn gedefinieerd, kan de uitbesteder de informatie gebruiken om salarissen te berekenen en werknemers tijdig te betalen.

Bedrijven moeten begrijpen dat het uitbesteden van de salarisadministratie niet betekent dat ze zonder een interne salarisexperts kunnen. Dit betekent dat deze professionals zich kunnen concentreren op andere kritieke boekhoudkundige taken, zoals het beoordelen van financiële rapporten en het oplossen van boekhoudkundige problemen die zich kunnen voordoen.

De voor- en nadelen van loon administratie uitbesteding

De voordelen van het uitbesteden van loonadministratie zijn:

• Dat je tijd bespaard doordat werknemers zich kunnen concentreren op andere werkzaamheden binnen het bedrijf.
• Dat je geen kennis nodig hebt van de regel- en wetgeving ontremd loonadministratie. Hierdoor verklein je de kan op naheffingen van de Belastingdienst.
• Dat je fouten voorkomt. Kleine foutjes kunnen namelijk grote financiële hebben voor je bedrijf. Een salariskantoor minimaliseert je risico’s op (onverwachte) kosten.

De nadelen van het uitbesteden van loonadministratie zijn:

• Dat je controle voor een deel verliest. De processen vinden namelijk niet plaats binnen je bedrijf. Het salariskantoor opereert volgens eigen richtlijnen waardoor je minder zeggenschap hebt.
• Dat je minder flexibel bent. Wanneer je zelf beheerder bent van de salarisadministratie kun je sneller wijzigingen doorvoeren zoals het aanmelden van een nieuwe werknemer.
• Dat je mogelijk meer kosten hebt doordat salarisadministrateuren vraagt om een opstarttarief. Daarnaast betaal je vast kosten zoals kosten per loonstrook, jaaropgave en per uur dat ze aan het werk zijn. Als je zelf de hele dag bezig was geweest om regels en wetgevingen te onderzoeken was je echter meer geld kwijt geweest.